Oleh: Nobel Napolyon, S.H. / Mahasiswa Magister Kenotariatan Unja
OPINI – Protokol notaris merupakan elemen fundamental dalam jabatan notaris. Di dalam protokol tersimpan minuta akta dan dokumen penting yang menjadi dasar pembuktian hak dan kewajiban para pihak. Namun, di tengah perkembangan praktik hukum dan meningkatnya kompleksitas transaksi, pengaturan mengenai protokol notaris justru masih menyisakan banyak persoalan. Kondisi ini memaksa notaris berada dalam wilayah penemuan hukum yang rawan, sekaligus menyingkap kelemahan arah politik hukum kenotariatan.
Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) menegaskan bahwa protokol notaris adalah arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara. Pasal 1 angka 13 UUJN secara tegas menyebut protokol notaris sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara. Secara normatif, pengaturan ini bertujuan menjamin kepastian hukum dan keberlanjutan pembuktian. Namun dalam praktik, norma tersebut belum sepenuhnya memberikan kejelasan mengenai pengelolaan dan tanggung jawab protokol notaris.
Permasalahan mulai muncul ketika protokol notaris harus diserahkan. Pasal 62 dan Pasal 63 UUJN mengatur penyerahan protokol dalam kondisi tertentu, seperti notaris meninggal dunia, berhenti, atau pensiun. Akan tetapi, ketentuan tersebut lebih berfokus pada aspek administratif, tanpa mengatur secara rinci batas tanggung jawab hukum antara notaris pembuat akta dan notaris penerima protokol. Kekosongan ini menjadi sumber ketidakpastian hukum ketika minuta akta yang berada dalam protokol kemudian disengketakan.
Dalam situasi regulasi yang tidak lengkap, notaris pada praktiknya melakukan penemuan hukum. Penemuan hukum ini tidak dimaknai sebagai penciptaan norma baru, melainkan sebagai upaya menafsirkan dan menerapkan ketentuan yang ada agar protokol notaris tetap dikelola secara sah dan bertanggung jawab. Landasan sikap ini tercermin dalam Pasal 16 ayat (1) huruf a UUJN, yang mewajibkan notaris bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, dan tidak berpihak.
Namun, penemuan hukum oleh notaris memiliki risiko besar. Berbeda dengan hakim, notaris tidak memiliki kewenangan yudisial. Setiap penafsiran yang dilakukan notaris terhadap pengelolaan protokol berpotensi dipersoalkan secara hukum, terutama ketika berhadapan dengan sengketa atau proses penegakan hukum.
Risiko tersebut semakin nyata ketika dikaitkan dengan Pasal 65 UUJN, yang menyatakan bahwa notaris tetap bertanggung jawab atas setiap akta yang dibuatnya, meskipun protokol notaris telah diserahkan kepada pihak lain. Norma ini kerap dipersepsikan membebani notaris secara tidak proporsional. Dalam praktik, notaris dapat dimintai pertanggungjawaban atas protokol yang secara fisik dan administratif sudah tidak berada dalam penguasaannya.
